Po besedah vodje tehnične službe Festivala Ljubljana Adama Muzafirovića so se priprave prizorišča začele po koncu proslave ob dnevu državnosti, 25. junija letos, ko postavili večje konstrukcije, medtem ko je sama zasnova projekta nastala že marca, ko je Kongresni trg še dajal vtis gradbenega mravljišča.
Približno 40 delavcev se je na delovišču več kot teden dni menjavalo med 8.00 in 21.30, ko so, da ne bi motili okoliških prebivalcev, končali delo. Hrup in prah, v katerem so živeli zadnjih nekaj mesecev, sta bila včeraj očitno pozabljena, saj so koncertu lahko prisluhnili z enega najboljših položajev – skozi okna svojih domov.
Vrh jeklene konstrukcije pred Slovensko filharmonijo je bil na višini 16 metrov, kar je enako šestemu nadstropju v stolpnici, zato so bili delavcem pri postavitvi v izdatno pomoč tudi štirje plezalci, usposobljeni za višinska dela.
Na odru dimenzij 29 x 24 metrov je nastopalo 1.083 glasbenikov, zboristi, ki so stali na zadnji, najvišji tribuni, pa so stali kar sedem metrov in pol nad tlemi.
Tla so bila prekrita s 1.200 kvadratnimi metri rdeče preproge, s katero bi lahko prekrili dve nogometni igrišči, občinstvo je sedelo na približno šest tisoč stolih – ti so bili različnih oblik, saj je bila zagotovitev tolikšnega števila enakih stolov "misija nemogoče" –, obiskovalci pa so imeli na voljo tudi 30 kemičnih stranišč, postavljenih na več različnih lokacijah.
Ker so nekatere lokacije omejevale pogled na dogajanje na odru (omejen pogled je bil izrecno omenjen tudi na vstopnicah nižjega cenovnega razreda), so bili za lažje spremljanje koncerta ob sedežu univerze in parku Zvezda postavljeni tudi trije megazasloni.
Organizatorji so zaradi precejšnjega zanimanja javnosti poskrbeli za dodatna sedišča. Ta so bila razporejena po travnati površini, ki so jo prekrili s portafloorom, materialom, ki se uporablja tudi za prekrivanje zelenic na stadionih in naj bi zaščitil travnato podlago, na kar je že ob odprtju Kongresnega trga opozarjal župan Zoran Janković.
Nastopajoči iz Hrvaške in Rusije so bili nastanjeni v več ljubljanskih hotelih in po besedah Vesne Ovčak, ki je skrbela za koordinacijo nastopajočih, posebnih zahtev niso imeli. Prve skupne vaje – nastopalo je 900 zboristov, med njimi tudi otroci, 191 članov orkestra in osem solistov – so potekale v športni dvorani Kodeljevo, ta konec tedna pa so krstno preizkusili tudi oder pred Slovensko filharmonijo.